Papierrechnungen und einfache PDFs haben im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen bald ausgedient. Mit der E-Rechnung Pflicht müssen alle Unternehmen in Deutschland schrittweise auf strukturierte elektronische Rechnungen umstellen. Seit dem 1. Januar 2025 gilt bereits die Pflicht zum Empfang, die Pflicht zum Versand folgt bis 2028.
Dieser Ratgeber ist Teil unseres Leitfadens Digitale Tools für Gründer, der Software, Vorlagen und KI-Werkzeuge für dein Business zusammenfasst.
In diesem Ratgeber erfährst du, wer betroffen ist, welche Fristen gelten, welche Formate erlaubt sind und wie du in fünf Schritten umstellst.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Sie entspricht der europäischen Norm EN 16931. Eine PDF-Datei, ein Scan oder eine Rechnung im Word-Format ist dagegen keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, sondern eine sonstige Rechnung.
Zulässige Formate sind insbesondere:
XRechnung: ein reiner XML-Datensatz, der Standard bei öffentlichen Auftraggebern
ZUGFeRD: ein hybrides Format aus lesbarem PDF und eingebettetem XML-Datensatz, ab Version 2.0.1 mit bestimmten Profilen zulässig
E-Rechnung Pflicht: die Fristen
Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen im inländischen B2B-Verkehr empfangen und verarbeiten können.
Bis Ende 2026: Übergangsfrist, in der Papierrechnungen und mit Zustimmung des Empfängers auch PDF-Rechnungen weiterhin versendet werden dürfen.
Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen versenden.
Ab 1. Januar 2028: Die Versandpflicht gilt für alle Unternehmen.
Die Einzelheiten hat das Bundesfinanzministerium in einem Anwendungsschreiben erläutert.
Wer ist betroffen?
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Ausgenommen sind:
Rechnungen an Privatkunden
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
Fahrausweise
bestimmte steuerfreie Leistungen
Kleinunternehmer sind von der Versandpflicht ausgenommen. Sie müssen E-Rechnungen aber empfangen können, wenn Lieferanten ihnen welche schicken. Mehr dazu in unserem Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den Software automatisch auslesen kann.
In 5 Schritten zur E-Rechnung
1.
Empfang sicherstellen: Richte ein E-Mail-Postfach für Rechnungen ein und nutze eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD lesen kann.
2.
Software auswählen: Viele Buchhaltungsprogramme erstellen und verarbeiten E-Rechnungen. Kriterien findest du in Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer.
3.
Stammdaten pflegen: Kunden- und Lieferantendaten müssen vollständig und korrekt sein.
4.
Prozesse anpassen: Prüfung, Freigabe und Archivierung digital organisieren.
5.
Kunden informieren: Kläre frühzeitig, in welchem Format deine Geschäftskunden Rechnungen erhalten möchten.
Archivierung
E-Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen Format acht Jahre lang aufbewahrt werden, unverändert und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck reicht nicht. Achte darauf, dass deine Software oder dein Archiv die Anforderungen der GoBD erfüllt.
Pflichtangaben auf der E-Rechnung
Auch auf einer E-Rechnung müssen alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten sein. Dazu gehören Name und Anschrift von Rechnungssteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-ID, Rechnungsdatum und fortlaufende Nummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Der Unterschied liegt in der Form: Diese Angaben stehen in festgelegten Datenfeldern, damit Software sie automatisch auslesen kann.
Bei XRechnung kommt häufig die sogenannte Leitweg-ID hinzu, wenn du an öffentliche Auftraggeber fakturierst. Sie sorgt dafür, dass die Rechnung bei der richtigen Stelle landet.
Vorteile der E-Rechnung
Die Umstellung ist zunächst Aufwand, bringt aber echte Vorteile mit sich:
Schnellere Verarbeitung: Rechnungsdaten werden automatisch übernommen, Abtippen entfällt.
Weniger Fehler: Pflichtfelder werden geprüft, falsche Beträge fallen sofort auf.
Schnellere Zahlungen: Digitale Freigabeprozesse verkürzen die Zeit bis zum Zahlungseingang.
Geringere Kosten: Druck, Porto und Papierarchiv fallen weg.
Bessere Grundlage für Automatisierung: E-Rechnungen sind ein wichtiger Baustein, um Buchhaltung mit KI und Software weiter zu automatisieren.
Typische Fragen aus der Praxis
Was passiert, wenn ein Lieferant mir eine PDF schickt? Während der Übergangsfrist bis Ende 2026 ist das mit deiner Zustimmung zulässig. Danach darfst du als Unternehmen im inländischen B2B-Verkehr grundsätzlich nur noch E-Rechnungen akzeptieren, wenn die Versandpflicht für den Lieferanten greift.
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang? Ja. Wichtig ist, dass du die Datei anschließend mit geeigneter Software lesen, prüfen und revisionssicher archivieren kannst. Kostenlose Viewer ermöglichen die Anzeige, für die Verarbeitung ist eine Buchhaltungssoftware praktischer.
Weitere Informationen zur technischen Norm und zu Formaten bietet die E-Rechnungs-Plattform des Bundes. Welche Werkzeuge in deinen digitalen Arbeitsalltag passen, erklärt unser Ratgeber Tech-Stack wählen.
E-Rechnung und Archivierung
Eine E-Rechnung muss im Originalformat aufbewahrt werden, also als XML-Datei oder hybrides ZUGFeRD-PDF. Ein Ausdruck reicht nicht. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt in der Regel acht Jahre. Achte darauf, dass dein Archiv die Dateien unveränderbar speichert und jederzeit lesbar macht, etwa durch eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware oder ein digitales Archiv deines Steuerberaters.
XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format passt?
In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet, die beide der europäischen Norm entsprechen:
XRechnung: eine reine XML-Datei ohne Sichtansicht. Sie ist für Menschen nur mit einem Viewer lesbar und vor allem bei öffentlichen Auftraggebern Standard.
ZUGFeRD: ein hybrides Format, bei dem die XML-Daten in ein PDF eingebettet sind. Menschen lesen das PDF, Software die Daten. Für viele kleine Unternehmen ist das der einfachste Einstieg.
Wichtig: Ein normales PDF, das per E-Mail verschickt wird, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Entscheidend sind die strukturierten Daten.
Den Empfang praktisch einrichten
Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. In der Praxis reicht dafür zunächst eine E-Mail-Adresse. So gehst du vor:
1.
Richte eine eigene Adresse für Eingangsrechnungen ein, etwa rechnungen@deinefirma.de.
2.
Teile sie Lieferanten und Dienstleistern mit.
3.
Prüfe, ob deine Buchhaltungssoftware XRechnung und ZUGFeRD einlesen und anzeigen kann.
4.
Lege fest, wer eingehende Rechnungen prüft und freigibt.
5.
Speichere die Originaldateien revisionssicher.
So bist du vorbereitet, wenn immer mehr Lieferanten auf das neue Format umstellen.
Fazit
Die E-Rechnung Pflicht betrifft früher oder später jedes Unternehmen im B2B-Geschäft. Empfangen musst du E-Rechnungen schon heute, versenden spätestens ab 2027 oder 2028. Wer jetzt eine passende Software wählt und seine Prozesse digitalisiert, spart Zeit und vermeidet Stress kurz vor dem Stichtag.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, ein ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML-Datensatz dagegen schon.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein, sie sind von der Versandpflicht ausgenommen. Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber können.
Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?
Bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 2027, sonst ab 2028.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, im ursprünglichen elektronischen Format, unverändert und maschinell auswertbar.
