Als Freiberufler, Kleinunternehmer oder Einzelunternehmer musst du keine komplizierte Bilanz erstellen. Dir reicht eine einfache Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben. Mit einer Einnahmen Überschuss Rechnung Vorlage behältst du das ganze Jahr den Überblick und hast die Steuererklärung schnell erledigt.
Dieser Ratgeber ist Teil unseres Leitfadens Digitale Tools für Gründer, der Software, Vorlagen und KI-Werkzeuge für dein Business zusammenfasst.
In diesem Ratgeber erfährst du, wie eine gute EÜR-Vorlage aufgebaut ist, welche Regeln du beachten musst und wie du die Anlage EÜR beim Finanzamt einreichst.
Was ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung?
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR, ist die vereinfachte Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG. Du ziehst von deinen Betriebseinnahmen die Betriebsausgaben ab. Das Ergebnis ist dein Gewinn oder Verlust, auf den du Einkommensteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer zahlst.
Wer darf die EÜR nutzen?
Freiberufler wie Ärzte, Designer, Journalisten oder Berater, unabhängig von Umsatz und Gewinn
Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und unter den Grenzen bleiben: maximal 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Gewinn pro Jahr
Kleinunternehmer und Nebenberufliche
Kapitalgesellschaften wie GmbH oder UG müssen immer bilanzieren und dürfen die EÜR nicht nutzen.
Aufbau einer Einnahmen Überschuss Rechnung Vorlage
Eine einfache Tabelle in Excel oder Google Sheets reicht für den Anfang. Diese Spalten sollte deine Vorlage enthalten:
Laufende Nummer des Belegs
Datum des Zahlungseingangs oder -ausgangs
Beschreibung und Geschäftspartner
Kategorie, zum Beispiel Umsatzerlöse, Wareneinkauf, Bürokosten, Reisekosten
Nettobetrag
Umsatzsteuer oder Vorsteuer mit Steuersatz
Bruttobetrag
Zahlungsart: Bank, Bar, PayPal
Als Kleinunternehmer brauchst du keine Spalte für die Umsatzsteuer, weil du sie nicht ausweist. Bezahlte Vorsteuer zählt bei dir einfach zu den Ausgaben.
Typische Kategorien für Ausgaben
Wareneinkauf und Fremdleistungen
Miete und Raumkosten, auch das häusliche Arbeitszimmer oder die Homeoffice-Pauschale
Telefon, Internet und Software
Werbung und Marketing
Reisekosten und Fahrtkosten
Versicherungen und Beiträge
Abschreibungen auf Anlagegüter
Fortbildung und Fachliteratur
Eine gut strukturierte Tabelle ist die Basis für deine EÜR.
Die wichtigsten Regeln
Zufluss- und Abflussprinzip
In der EÜR zählt der Zeitpunkt der Zahlung, nicht das Rechnungsdatum. Eine Rechnung vom Dezember, die im Januar bezahlt wird, gehört ins neue Jahr. Ausnahme ist die Zehn-Tage-Regel für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen wie Miete oder Umsatzsteuer-Vorauszahlungen rund um den Jahreswechsel.
Abschreibungen
Anschaffungen über 800 Euro netto, etwa ein teurer Laptop, darfst du nicht sofort komplett absetzen. Sie werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben. Güter bis 800 Euro netto sind geringwertige Wirtschaftsgüter und sofort absetzbar.
Belege aufbewahren
Für jede Buchung brauchst du einen Beleg. Rechnungen und Buchungsbelege musst du in der Regel acht Jahre aufbewahren, Geschäftsbücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre.
Anlage EÜR beim Finanzamt einreichen
Deine Tabelle ist die Grundlage, das Finanzamt erhält aber das amtliche Formular Anlage EÜR. Es muss elektronisch über ELSTER übermittelt werden, zusammen mit der Einkommensteuererklärung. Die aktuellen Formulare und Anleitungen veröffentlicht das Bundesfinanzministerium jedes Jahr.
Du überträgst die Summen deiner Kategorien in die entsprechenden Zeilen. Gute Buchhaltungssoftware erledigt das automatisch und übermittelt die EÜR direkt ans Finanzamt.
Excel-Vorlage oder Software?
Excel-Vorlage: kostenlos und flexibel, aber fehleranfällig und ohne automatische Belegzuordnung
Buchhaltungssoftware: Bankanbindung, Belegerfassung per App, automatische EÜR und ELSTER-Übermittlung, ab etwa 5 bis 15 Euro pro Monat
Für wenige Buchungen pro Monat reicht eine Vorlage. Sobald du regelmäßig Rechnungen schreibst oder umsatzsteuerpflichtig bist, spart Software viel Zeit.
Beispiel: So sieht eine ausgefüllte EÜR aus
Eine freiberufliche Webdesignerin hat im Jahr folgende Zahlen:
Betriebseinnahmen: 62.000 Euro aus Kundenprojekten
Software und Hosting: 1.800 Euro
Homeoffice-Pauschale: 1.260 Euro
Laptop für 1.500 Euro: Abschreibung über die Nutzungsdauer, digitale Hardware darf derzeit sofort in einem Jahr abgeschrieben werden
Fortbildung und Fachliteratur: 900 Euro
Versicherungen und Beiträge: 1.100 Euro
Werbung: 1.400 Euro
Die Summe der Betriebsausgaben beträgt 7.960 Euro. Ihr Gewinn liegt damit bei 54.040 Euro. Diesen Betrag überträgt sie in die Anlage EÜR und die Einkommensteuererklärung.
Tipps für eine stressfreie EÜR
Geschäftskonto nutzen: Trenne private und betriebliche Zahlungen konsequent. Das spart viel Sortierarbeit.
Monatlich buchen: Plane einen festen Termin pro Monat, um Belege zu erfassen.
Belege digitalisieren: Fotografiere Kassenbons sofort, bevor sie verblassen.
Privatanteile beachten: Nutzt du Handy oder Auto auch privat, darfst du nur den betrieblichen Anteil absetzen.
Rücklagen bilden: Lege 25 bis 35 Prozent deines Gewinns für Steuern zurück, damit Nachzahlungen dich nicht überraschen.
Wenn du gerade erst startest, findest du im Ratgeber Einzelunternehmen gründen alle Schritte von der Anmeldung bis zur ersten Steuererklärung.
Häufige Buchungsfälle in der EÜR
Privatentnahmen und -einlagen
Hebst du Geld vom Geschäftskonto für private Zwecke ab, ist das keine Betriebsausgabe, sondern eine Privatentnahme. Sie mindert deinen Gewinn nicht. Umgekehrt ist Geld, das du privat ins Unternehmen einlegst, keine Betriebseinnahme. Trenne diese Bewegungen in deiner Vorlage mit einer eigenen Kategorie.
Fahrtkosten
Nutzt du dein privates Auto für Geschäftsreisen, kannst du pauschal 30 Cent pro gefahrenem Kilometer ansetzen. Für den Weg zu deiner festen Betriebsstätte gilt dagegen die Entfernungspauschale, die nur die einfache Strecke berücksichtigt. Führe für Geschäftsfahrten eine einfache Liste mit Datum, Ziel, Anlass und Kilometern.
Investitionsabzugsbetrag
Planst du in den nächsten drei Jahren eine größere Anschaffung, etwa ein Fahrzeug oder eine Maschine, kannst du bis zu 50 Prozent der voraussichtlichen Kosten vorab gewinnmindernd abziehen, wenn dein Gewinn unter 200.000 Euro liegt. Das senkt deine Steuerlast schon vor dem Kauf und verschafft dir Liquidität. Tritt die Investition nicht ein, wird der Abzug rückwirkend mit Zinsen rückgängig gemacht.
Umsatzsteuer in der EÜR
Bist du umsatzsteuerpflichtig, sind vereinnahmte Umsatzsteuer und erstattete Vorsteuer Betriebseinnahmen, gezahlte Vorsteuer und ans Finanzamt abgeführte Umsatzsteuer Betriebsausgaben. Diese Bewegungen gleichen sich über das Jahr meist aus, müssen aber vollständig erfasst werden.
Fazit
Mit einer guten Einnahmen Überschuss Rechnung Vorlage behältst du deine Finanzen im Griff und erstellst die Steuererklärung ohne Stress. Erfasse alle Belege laufend, ordne sie klaren Kategorien zu und beachte das Zuflussprinzip. Mehr zur Besteuerung von Selbstständigen liest du im Ratgeber Freiberufler Steuern.
Häufige Fragen zur EÜR-Vorlage
Muss ich die Anlage EÜR elektronisch abgeben?
Ja, die Anlage EÜR muss grundsätzlich elektronisch über ELSTER oder eine Software übermittelt werden.
Darf eine GmbH die EÜR nutzen?
Nein. Kapitalgesellschaften sind immer zur Bilanzierung verpflichtet.
Reicht eine Excel-Tabelle für die EÜR?
Für kleine Unternehmen mit wenigen Buchungen ja, solange sie vollständig, nachvollziehbar und zeitnah geführt wird.
Bis wann muss die EÜR abgegeben werden?
Zusammen mit der Einkommensteuererklärung. Ohne Steuerberater gilt in der Regel der 31. Juli des Folgejahres, mit Steuerberater eine längere Frist.
