Rechnungsvorlage Kleinunternehmer: Pflichtangaben und Muster

Deine ersten Kunden sind gewonnen, der Auftrag ist erledigt. Jetzt fehlt nur noch die Rechnung. Als Kleinunternehmer gelten für dich einige Besonderheiten: Du weist keine Umsatzsteuer aus, musst aber trotzdem alle anderen Pflichtangaben machen und einen Hinweis auf die Steuerbefreiung ergänzen. Mit einer passenden Rechnungsvorlage Kleinunternehmer machst du alles richtig.

Dieser Ratgeber ist Teil unseres Leitfadens Digitale Tools für Gründer, der Software, Vorlagen und KI-Werkzeuge für dein Business zusammenfasst.

In diesem Ratgeber erfährst du, welche Angaben auf deine Rechnung gehören, wie der Hinweis richtig formuliert ist und was für die E-Rechnung gilt.

Wer ist Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG ist, wessen Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Kleinunternehmer stellen keine Umsatzsteuer in Rechnung und können im Gegenzug keine Vorsteuer abziehen. Alle Details liest du im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.

Pflichtangaben auf der Rechnung

Die Pflichtangaben ergeben sich aus § 14 UStG. Als Kleinunternehmer brauchst du:

Der richtige Hinweis auf § 19 UStG

Ohne Hinweis könnte dein Kunde denken, du hättest die Umsatzsteuer vergessen. Eine bewährte Formulierung lautet:

Wichtig: Weist du versehentlich Umsatzsteuer aus, schuldest du diese dem Finanzamt, obwohl du Kleinunternehmer bist.

Auch als Kleinunternehmer musst du alle Pflichtangaben auf der Rechnung machen.

Muster: So sieht deine Rechnung aus

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Regeln. Es reichen dein Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Betrag und der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Kundendaten und Rechnungsnummer sind nicht zwingend.

Gilt die E-Rechnung für Kleinunternehmer?

Seit 2025 gilt in Deutschland schrittweise die Pflicht zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen von E-Rechnungen ausgenommen und dürfen weiterhin PDF- oder Papierrechnungen schreiben. Sie müssen aber in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Mehr dazu im Ratgeber zur E-Rechnung-Pflicht.

Vorlage oder Software?

Für wenige Rechnungen reicht eine Vorlage in Word, Excel oder Google Docs. Achte auf eine lückenlose Nummerierung und speichere jede Rechnung unveränderbar als PDF. Schreibst du regelmäßig Rechnungen, spart eine Buchhaltungssoftware viel Zeit: Sie fügt Pflichtangaben automatisch ein, verwaltet Kunden und überwacht Zahlungseingänge.

Rechnungsnummern richtig vergeben

Die Rechnungsnummer muss einmalig sein. Eine lückenlose Zahlenfolge ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, erleichtert aber die Kontrolle und wirkt bei einer Betriebsprüfung seriös. Bewährt haben sich diese Systeme:

Vermeide eine Startnummer wie 0001, wenn du nicht als Neugründer auffallen willst. Du darfst auch mit einer höheren Zahl beginnen.

Typische Fehler auf Kleinunternehmer-Rechnungen

Wenn du die Umsatzgrenze überschreitest

Übersteigt dein Umsatz im laufenden Jahr 100.000 Euro, endet die Kleinunternehmerregelung sofort mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet. Ab dann musst du Umsatzsteuer ausweisen und deine Rechnungsvorlage anpassen. Behalte deine Umsätze daher im Blick. Hast du ein Kleingewerbe angemeldet und wächst schnell, plane den Wechsel frühzeitig ein.

Rechnungen an Kunden im Ausland

Auch als Kleinunternehmer kannst du Kunden im Ausland Rechnungen stellen. Weil du keine Umsatzsteuer ausweist, bleibt die Rechnung im Kern gleich. Ergänze aber:

Prüfe bei Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland, ob für dich Meldepflichten bestehen. Hier lohnt sich ein kurzer Blick mit dem Steuerberater.

Abschlags- und Anzahlungsrechnungen

Bei größeren Projekten ist es üblich, einen Teil des Honorars vorab zu verlangen, etwa 30 bis 50 Prozent bei Auftragserteilung. Kennzeichne solche Rechnungen klar als Anzahlungsrechnung. In der Schlussrechnung führst du den Gesamtbetrag auf und ziehst die bereits gezahlten Beträge ab. So behältst du und dein Kunde den Überblick, und dein Risiko bei Zahlungsausfällen sinkt.

Zahlungsziel und Mahnungen

Lege auf jeder Rechnung ein klares Zahlungsziel fest, zum Beispiel 14 Tage. Ohne Angabe gerät ein Unternehmer als Kunde nach 30 Tagen automatisch in Verzug, ein Verbraucher nur, wenn die Rechnung darauf hinweist. Zahlt ein Kunde nicht, schickst du zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung, danach eine Mahnung mit Frist. Erst wenn auch das nicht hilft, kommen Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren infrage.

Zahlungsziele und Lieferbedingungen regelst du am besten einheitlich in deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Fazit

Eine gute Rechnungsvorlage Kleinunternehmer enthält alle Pflichtangaben nach § 14 UStG, keinen Umsatzsteuerausweis und einen klaren Hinweis auf § 19 UStG. Achte auf fortlaufende Rechnungsnummern und bewahre Rechnungen acht Jahre auf. So bist du bei einer Prüfung auf der sicheren Seite.

Häufige Fragen zur Rechnung als Kleinunternehmer

Was muss ein Kleinunternehmer auf die Rechnung schreiben?

Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG außer der Umsatzsteuer sowie einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.

Was passiert, wenn ich versehentlich Umsatzsteuer ausweise?

Dann schuldest du den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt. Du kannst die Rechnung aber berichtigen.

Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?

Nein, sie muss nur einmalig sein. Eine fortlaufende Nummerierung ist aber empfehlenswert, weil sie die Kontrolle erleichtert.