Freiberufler genießen steuerlich einige Vorteile gegenüber Gewerbetreibenden. Sie zahlen keine Gewerbesteuer und führen eine einfache Buchhaltung. Trotzdem sorgen Freiberufler Steuern immer wieder für Unsicherheit: Wann fällt Umsatzsteuer an, wie hoch sind die Vorauszahlungen, und was ist überhaupt eine freiberufliche Tätigkeit?
Dieser Ratgeber ist Teil unseres Leitfadens Steuern für Gründer, der alle Steuerarten, Fristen und Pflichten für Selbstständige bündelt.
In diesem Ratgeber erfährst du, welche Steuern du als Freiberufler zahlst, wie du deine Steuererklärung erledigst und welche typischen Fehler du vermeiden solltest.
Wer ist Freiberufler?
Welche Tätigkeiten freiberuflich sind, regelt § 18 Einkommensteuergesetz. Man unterscheidet:
Katalogberufe: zum Beispiel Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten, Ingenieure, Journalisten, Dolmetscher und Bildberichterstatter.
Tätigkeitsberufe: wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende und erzieherische Tätigkeiten.
Ähnliche Berufe: Tätigkeiten, die einem Katalogberuf vergleichbar sind, etwa bestimmte IT-Berufe mit ingenieurmäßiger Ausbildung.
Ob du freiberuflich oder gewerblich arbeitest, entscheidet am Ende das Finanzamt. Im Zweifel lohnt sich eine Anfrage, denn die Einordnung hat große Folgen.
Diese Freiberufler Steuern fallen an
Einkommensteuer
Dein Gewinn aus selbstständiger Arbeit unterliegt der Einkommensteuer. Er wird mit anderen Einkünften zusammengerechnet und nach deinem persönlichen Steuersatz besteuert, der progressiv von 14 bis 45 Prozent steigt. Hinzu kommen gegebenenfalls Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.
Umsatzsteuer
Auch Freiberufler sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig. Ausnahmen gelten für bestimmte Tätigkeiten, etwa Heilberufe oder manche Bildungsleistungen. Mit der Kleinunternehmerregelung kannst du auf die Umsatzsteuer verzichten, wenn dein Nettoumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt.
Keine Gewerbesteuer
Der größte Vorteil: Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer und sind nicht Pflichtmitglied der IHK. Vorsicht bei gemischten Tätigkeiten: Verkaufst du zusätzlich Produkte oder Software, kann ein gewerblicher Teil entstehen.
Vorauszahlungen planen
Nach deiner ersten Steuererklärung setzt das Finanzamt Vorauszahlungen fest, die du quartalsweise zum 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember zahlst. Gerade im zweiten Jahr kommt es oft zu einer doppelten Belastung aus Nachzahlung und neuen Vorauszahlungen. Lege deshalb von Anfang an 25 bis 35 Prozent deines Gewinns zurück.
Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer, Einkommen- und Umsatzsteuer aber schon.
Buchhaltung und Steuererklärung
Freiberufler sind nicht buchführungspflichtig, unabhängig von Umsatz und Gewinn. Sie ermitteln ihren Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Einmal jährlich reichst du über ELSTER ein:
die Einkommensteuererklärung mit Anlage S für selbstständige Arbeit
die Anlage EÜR
die Umsatzsteuererklärung, sofern du nicht Kleinunternehmer bist
Ohne Kleinunternehmerregelung kommen Umsatzsteuer-Voranmeldungen hinzu, im ersten und zweiten Jahr in der Regel monatlich.
6 typische Steuerfehler von Freiberuflern
1.
Keine Rücklagen: Nachzahlungen bringen dich in Liquiditätsnot.
2.
Falsche Einordnung: Wer fälschlich als Freiberufler arbeitet, muss Gewerbesteuer nachzahlen.
3.
Umsatzsteuer vergessen: etwa bei Kunden im Ausland oder beim Überschreiten der Kleinunternehmergrenze.
4.
Betriebsausgaben unterschätzen: Arbeitsmittel, Software, Fortbildungen und Reisen mindern die Steuer.
5.
Private und berufliche Ausgaben vermischen: erschwert die Buchhaltung und provoziert Rückfragen.
6.
Fristen versäumen: Verspätungszuschläge sind vermeidbar.
Diese Ausgaben kannst du absetzen
Jeder Euro, den du als Betriebsausgabe ansetzt, senkt deinen steuerpflichtigen Gewinn. Typische Ausgaben von Freiberuflern sind:
Arbeitsmittel: Laptop, Monitor, Kamera oder Fachliteratur. Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto schreibst du sofort ab.
Software und Abos: Buchhaltung, Design, Cloudspeicher und Projektmanagement.
Arbeitszimmer oder Homeoffice-Pauschale: je nach Nutzung als Pauschale oder anteilige Kosten.
Fahrtkosten: Fahrten zu Kunden mit Kilometerpauschale oder tatsächlichen Kosten.
Fortbildungen: Kurse, Konferenzen und Seminare mit Bezug zur Tätigkeit.
Versicherungen: etwa Berufs- oder Vermögensschadenhaftpflicht.
Beratungskosten: Steuerberatung und Rechtsberatung.
Bewahre alle Belege mindestens acht bis zehn Jahre auf. Digitale Kopien sind zulässig, wenn sie unveränderbar archiviert werden.
Umsatzsteuer bei Kunden im Ausland
Arbeitest du für Unternehmen im EU-Ausland, gilt in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren. Du stellst deine Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer aus, gibst die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beider Seiten an und vermerkst, dass der Kunde die Steuer schuldet. Zusätzlich meldest du diese Umsätze in der Zusammenfassenden Meldung. Bei Privatkunden im Ausland gelten andere Regeln. Die USt-ID beantragst du beim Bundeszentralamt für Steuern.
Wann sich eine Steuerberatung lohnt
Viele Freiberufler erledigen ihre Steuern im ersten Jahr selbst, etwa mit Buchhaltungssoftware. Eine Beratung lohnt sich, wenn dein Umsatz steigt, du für Kunden im Ausland arbeitest, Mitarbeitende einstellst oder unsicher bist, ob deine Tätigkeit wirklich freiberuflich ist. Die Kosten sind selbst wieder Betriebsausgaben. Wie du deine Selbstständigkeit insgesamt aufsetzt, erklärt unser Ratgeber Rechtsform wählen, und welche Steuern Gewerbetreibende zahlen, zeigt der Vergleich Kleingewerbe Steuern.
Rechenbeispiel: So viel Steuern zahlt eine Freiberuflerin
Eine freiberufliche Texterin erzielt 55.000 Euro Umsatz netto und hat 7.000 Euro Betriebsausgaben. Ihr Gewinn beträgt 48.000 Euro. Davon zieht sie Vorsorgeaufwendungen wie Kranken- und Rentenversicherung ab, insgesamt rund 10.000 Euro. Das zu versteuernde Einkommen liegt damit bei etwa 38.000 Euro. Als Ledige zahlt sie darauf grob 7.500 bis 8.000 Euro Einkommensteuer, also umgerechnet 600 bis 700 Euro im Monat.
Gewerbesteuer fällt nicht an, weil sie Freiberuflerin ist. Die Umsatzsteuer, die sie ihren Kunden berechnet, ist ein durchlaufender Posten und gehört nicht ihr. Wer diese Beträge nicht sauber trennt, gerät schnell in Liquiditätsprobleme.
Freiberuflich oder gewerblich: Die Abgrenzung
Die Einordnung hat große Folgen, denn Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer, brauchen keine Gewerbeanmeldung und sind nicht IHK-pflichtig. Schwierig wird es bei Mischtätigkeiten: Eine Fotografin, die nebenbei Fotobücher verkauft, oder ein IT-Berater, der Hardware vertreibt. Werden beide Tätigkeiten nicht getrennt, kann die gesamte Tätigkeit als gewerblich gelten. Trenne deshalb Buchhaltung, Rechnungen und Konten klar oder gründe für den gewerblichen Teil ein eigenes Unternehmen.
Künstlersozialkasse
Selbstständige Künstler und Publizisten, etwa Grafiker, Journalisten, Texter oder Musiker, können über die Künstlersozialkasse versichert werden. Sie zahlen dann nur etwa die Hälfte der Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung, den Rest tragen Bund und Auftraggeber. Für viele kreative Freiberufler ist das ein erheblicher finanzieller Vorteil.
Wer mit Social-Media-Inhalten Geld verdient, gilt meist als Gewerbetreibender, siehe Influencer Steuern. Arbeitest du überwiegend für einen Kunden, prüfe die Kriterien der Scheinselbständigkeit. Für die Gewinnermittlung hilft eine EÜR-Vorlage.
Fazit
Freiberufler Steuern sind überschaubar: Einkommensteuer auf den Gewinn, Umsatzsteuer, sofern du nicht Kleinunternehmer bist, aber keine Gewerbesteuer. Mit einer sauberen Einnahmen-Überschuss-Rechnung, ausreichenden Rücklagen und klarer Einordnung deiner Tätigkeit behältst du die Kontrolle.
Häufige Fragen zu Freiberufler Steuern
Zahlen Freiberufler Gewerbesteuer?
Nein. Freiberufler sind von der Gewerbesteuer befreit, solange ihre Tätigkeit tatsächlich freiberuflich ist.
Wie viel Steuern muss ich als Freiberufler zurücklegen?
Als Faustregel 25 bis 35 Prozent des Gewinns, ohne Kleinunternehmerregelung zusätzlich die eingenommene Umsatzsteuer.
Muss ich als Freiberufler eine Bilanz erstellen?
Nein. Freiberufler ermitteln ihren Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
Brauchen Freiberufler eine Umsatzsteuer-ID?
Wenn du Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland erbringst, ja. Du beantragst sie beim Bundeszentralamt für Steuern.
