Du willst Waren an Geschäftskunden in anderen EU-Ländern verkaufen, Software von einem irischen Anbieter beziehen oder Werbung bei internationalen Plattformen schalten? Dann brauchst du früher oder später eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Wenn du die USt-ID beantragen willst, ist das kostenlos und schnell erledigt.
Dieser Ratgeber ist Teil unseres Leitfadens Steuern für Gründer, der alle Steuerarten, Fristen und Pflichten für Selbstständige bündelt.
In diesem Ratgeber erfährst du, wer die USt-ID braucht, wie der Antrag funktioniert, wie lange er dauert und worauf du bei der Nutzung achten musst.
Was ist die USt-ID?
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt-IdNr. oder USt-ID, ist eine eigene Nummer für den Handel innerhalb der Europäischen Union. In Deutschland besteht sie aus dem Länderkürzel DE und neun Ziffern. Sie wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben, nicht vom Finanzamt.
Wichtig: Die USt-ID ist nicht dasselbe wie deine Steuernummer. Die Steuernummer erhältst du vom Finanzamt nach der Anmeldung und nutzt sie für inländische Rechnungen und die Kommunikation mit dem Finanzamt. Die USt-ID brauchst du für grenzüberschreitende Geschäfte in der EU. Zusätzlich führt die Finanzverwaltung schrittweise die Wirtschafts-Identifikationsnummer ein, die künftig als einheitliches Merkmal für Unternehmen dient.
Wer braucht eine USt-ID?
Du brauchst eine USt-ID, wenn du:
Waren an Unternehmen in anderen EU-Ländern lieferst (innergemeinschaftliche Lieferung)
Waren aus anderen EU-Ländern einkaufst (innergemeinschaftlicher Erwerb)
Dienstleistungen an Unternehmen im EU-Ausland erbringst
Dienstleistungen von EU-Unternehmen beziehst, etwa Software, Hosting oder Werbung
Auch als Kleinunternehmer kannst und solltest du eine USt-ID beantragen, wenn du Leistungen von EU-Anbietern beziehst. Ohne sie stellen dir Anbieter wie Google, Meta oder Software-Dienste oft ausländische Umsatzsteuer in Rechnung oder verweigern die Rechnung ohne Steuer.
USt-ID beantragen: Die Wege im Überblick
Bei der Gründung
Am einfachsten beantragst du die USt-ID direkt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den du nach der Gewerbeanmeldung über ELSTER einreichst. Dort kreuzt du an, dass du eine USt-ID benötigst. Das Finanzamt leitet deine Daten an das BZSt weiter, und du erhältst die Nummer automatisch per Post.
Nachträglich online beim BZSt
Hast du die Nummer nicht bei der Gründung beantragt, nutzt du das Online-Formular auf der Website des Bundeszentralamts für Steuern. Du brauchst:
deine Steuernummer
das zuständige Finanzamt
Name und Anschrift wie beim Finanzamt hinterlegt
Der Antrag ist kostenlos. Alternativ kannst du ihn über dein ELSTER-Konto stellen.
Die USt-ID beantragst du kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern.
Wie lange dauert es?
Die USt-ID kommt ausschließlich per Post. In der Regel dauert es wenige Tage bis zwei Wochen. Voraussetzung ist, dass du bereits eine Steuernummer hast. Bei Neugründungen kann es daher länger dauern, weil das Finanzamt zuerst den Fragebogen bearbeiten muss.
Tipp: Eine telefonische oder E-Mail-Auskunft über deine Nummer gibt das BZSt aus Datenschutzgründen nicht. Plane daher genug Vorlauf ein, wenn du einen großen Auftrag aus dem EU-Ausland erwartest.
So nutzt du die USt-ID richtig
Auf Rechnungen angeben: Bei innergemeinschaftlichen Leistungen stehen deine und die USt-ID des Kunden auf der Rechnung.
Reverse Charge beachten: Bei B2B-Leistungen in der EU schuldet meist der Kunde die Umsatzsteuer. Auf der Rechnung steht dann ein Hinweis wie „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
Zusammenfassende Meldung: Wer innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen erbringt, meldet diese regelmäßig an das BZSt.
USt-ID des Kunden prüfen: Über das VIES-System der EU-Kommission oder das BZSt kannst du die Nummer deines Geschäftspartners kostenlos bestätigen lassen.
Mehr zur Verrechnung der gezahlten Steuer liest du in unserem Ratgeber zum Vorsteuerabzug.
Häufige Fehler
USt-ID mit Steuernummer verwechseln und die falsche Nummer auf Rechnungen schreiben
Zu spät beantragen und dann Rechnungen mit ausländischer Steuer erhalten
USt-ID von Kunden nicht prüfen, obwohl die Steuerfreiheit davon abhängt
Zusammenfassende Meldung vergessen, was Bußgelder nach sich ziehen kann
USt-ID im Online-Handel und auf der Website
Betreibst du einen Onlineshop oder ein E-Commerce-Business, gehört die USt-ID ins Impressum, sofern du eine hast. Das schreibt das Digitale-Dienste-Gesetz vor. Die Steuernummer musst du dagegen nicht veröffentlichen und solltest es aus Sicherheitsgründen auch nicht tun.
Verkaufst du an Privatkunden in anderen EU-Ländern, gelten eigene Regeln: Ab 10.000 Euro Jahresumsatz mit EU-Privatkunden musst du die Umsatzsteuer des jeweiligen Ziellandes berechnen. Über das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) beim BZSt meldest du diese Umsätze zentral, ohne dich in jedem Land registrieren zu müssen.
Checkliste: USt-ID beantragen
Steuernummer vom Finanzamt liegt vor
Name und Adresse stimmen mit den Daten beim Finanzamt überein
Antrag im Fragebogen oder online beim BZSt gestellt
Schreiben mit der Nummer sicher abgelegt
USt-ID im Impressum und auf Rechnungen ergänzt
Bei EU-Anbietern wie Google oder Meta im Kundenkonto hinterlegt
USt-ID bei Gesellschaften und Vereinen
GmbH, UG, GbR und andere Gesellschaften erhalten eine eigene USt-ID für das Unternehmen, nicht für die einzelnen Gesellschafter. Auch Vereine können eine USt-ID beantragen, wenn sie unternehmerisch tätig sind. Bei Organschaften wird in der Regel eine gemeinsame USt-ID für den Organkreis vergeben. Ändert sich der Name oder die Rechtsform, informierst du das Finanzamt, damit die Daten beim BZSt aktualisiert werden.
Fazit
Die USt-ID beantragen ist kostenlos und unkompliziert, am besten gleich bei der Gründung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Brauchst du sie später, hilft das Online-Formular des BZSt. Nutze die Nummer für alle B2B-Geschäfte in der EU, prüfe die Nummern deiner Kunden und denke an die Zusammenfassende Meldung. Bei Unsicherheiten lohnt sich ein kurzer Blick auf unseren Ratgeber Was kostet ein Steuerberater.
Häufige Fragen zur USt-ID
Was kostet es, die USt-ID zu beantragen?
Nichts. Der Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern ist kostenlos.
Brauchen Kleinunternehmer eine USt-ID?
Nicht zwingend, aber sie ist sinnvoll, sobald du Leistungen von Unternehmen aus anderen EU-Ländern beziehst, etwa Software oder Online-Werbung.
Wie lange dauert die Zuteilung?
Meist wenige Tage bis zwei Wochen. Die Nummer wird nur per Post verschickt und setzt eine vorhandene Steuernummer voraus.
Wo finde ich meine USt-ID?
Im Schreiben des BZSt. Hast du es verloren, kannst du die Nummer schriftlich beim BZSt erneut anfordern.
Muss die USt-ID ins Impressum?
Ja, wenn du eine USt-ID hast, gehört sie ins Impressum deiner Website. Die Steuernummer musst du dort nicht angeben.
