Wer als Unternehmer Umsatzsteuer auf seine Rechnungen schreibt, darf sich im Gegenzug die Umsatzsteuer aus seinen Einkäufen vom Finanzamt zurückholen. Dieses Prinzip heißt Vorsteuerabzug. Er sorgt dafür, dass die Umsatzsteuer für Unternehmen ein durchlaufender Posten bleibt und am Ende nur der Endverbraucher sie trägt.
Dieser Ratgeber ist Teil unseres Leitfadens Steuern für Gründer, der alle Steuerarten, Fristen und Pflichten für Selbstständige bündelt.
In diesem Ratgeber erfährst du, wer Vorsteuer abziehen darf, welche Voraussetzungen gelten, wie die Verrechnung in der Praxis funktioniert und welche Fehler dich bares Geld kosten können.
Was ist der Vorsteuerabzug?
Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die dir andere Unternehmen für ihre Lieferungen und Leistungen in Rechnung stellen. Nach § 15 Umsatzsteuergesetz kannst du diese Steuer von deiner eigenen Umsatzsteuerschuld abziehen. Du zahlst also nur die Differenz zwischen eingenommener Umsatzsteuer und gezahlter Vorsteuer an das Finanzamt. Ist die Vorsteuer höher, erhältst du eine Erstattung.
Wer darf Vorsteuer abziehen?
Zum Vorsteuerabzug berechtigt sind Unternehmer, die umsatzsteuerpflichtige Umsätze ausführen. Keinen Vorsteuerabzug haben:
Kleinunternehmer, die die Kleinunternehmerregelung nutzen. Mehr dazu in unserem Ratgeber Kleinunternehmerregelung.
Unternehmer mit steuerfreien Umsätzen ohne Optionsmöglichkeit, etwa Ärzte bei Heilbehandlungen oder Versicherungsvermittler, für die damit zusammenhängenden Eingangsleistungen
Privatpersonen
Die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug
1.
Unternehmereigenschaft: Du bist Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.
2.
Leistung für das Unternehmen: Die Lieferung oder Leistung wurde für dein Unternehmen bezogen.
3.
Ordnungsgemäße Rechnung: Die Rechnung enthält alle Pflichtangaben, ab 2027 bzw. 2028 im B2B-Verkehr als E-Rechnung.
4.
Leistung erbracht: Die Lieferung oder Leistung ist ausgeführt, bei Anzahlungen genügt die Zahlung.
5.
Kein Ausschluss: Die Leistung dient nicht steuerfreien Umsätzen.
Pflichtangaben auf der Rechnung
vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden
Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Steuersatz und Steuerbetrag
Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto genügen vereinfachte Angaben: Name und Anschrift des Leistenden, Datum, Menge und Art der Leistung sowie Bruttobetrag und Steuersatz.
Ohne ordnungsgemäße Rechnung gibt es keinen Vorsteuerabzug.
Rechenbeispiel
Eine Designerin stellt im Monat Rechnungen über 10.000 Euro netto zuzüglich 1.900 Euro Umsatzsteuer. Im selben Monat kauft sie einen Laptop für 2.000 Euro netto zuzüglich 380 Euro Umsatzsteuer und Software für 500 Euro netto zuzüglich 95 Euro Umsatzsteuer.
Umsatzsteuer: 1.900 Euro
Vorsteuer: 380 + 95 = 475 Euro
Zahllast an das Finanzamt: 1.425 Euro
Wann wird die Vorsteuer verrechnet?
Die Verrechnung erfolgt über die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die du monatlich oder vierteljährlich über ELSTER einreichst. Maßgeblich ist der Voranmeldungszeitraum, in dem Leistung und Rechnung vorliegen, unabhängig davon, ob du die Rechnung bereits bezahlt hast. Am Jahresende folgt die Umsatzsteuer-Jahreserklärung.
6 häufige Fehler beim Vorsteuerabzug
1.
Unvollständige Rechnungen akzeptieren: Fehlt eine Pflichtangabe, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. Bitte den Lieferanten um eine Korrektur.
2.
Rechnungen auf den falschen Namen: Die Rechnung muss auf dein Unternehmen ausgestellt sein, nicht auf dich privat.
3.
Private Ausgaben ansetzen: Nur Leistungen für das Unternehmen berechtigen zum Abzug. Bei gemischter Nutzung gilt der betriebliche Anteil.
4.
Bewirtung falsch behandeln: Bei Bewirtungskosten ist die Vorsteuer voll abziehbar, ertragsteuerlich gilt aber die 70-Prozent-Regel.
5.
Falscher Zeitraum: Die Vorsteuer gehört in den Voranmeldungszeitraum, in dem Leistung und Rechnung vorliegen.
6.
Reverse Charge übersehen: Bei Leistungen ausländischer Unternehmer schuldest du oft selbst die Umsatzsteuer und kannst sie gleichzeitig als Vorsteuer abziehen.
Vorsteuer bei gemischt genutzten Gegenständen
Nutzt du einen Gegenstand sowohl beruflich als auch privat, etwa ein Auto oder ein Smartphone, gelten besondere Regeln. Bei mindestens 10 Prozent unternehmerischer Nutzung kannst du den Gegenstand dem Unternehmen zuordnen und die volle Vorsteuer abziehen. Die private Nutzung musst du dann als unentgeltliche Wertabgabe versteuern. Alternativ ordnest du nur den unternehmerischen Anteil zu. Lass dich bei teuren Anschaffungen beraten, denn die Zuordnung lässt sich später kaum ändern.
Vorsteuer und Gründung
Gerade in der Gründungsphase entstehen oft hohe Ausgaben für Technik, Einrichtung oder Beratung. Mit Regelbesteuerung holst du dir die darin enthaltene Umsatzsteuer zurück. Das kann ein wichtiger Grund sein, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Auch Vorsteuer aus Ausgaben vor der eigentlichen Gründung kann abziehbar sein, wenn die Absicht zur Unternehmensgründung belegt ist. Bewahre deshalb alle Rechnungen von Anfang an auf. Was bei der Gründung steuerlich wichtig ist, erklärt unser Ratgeber Kleingewerbe Steuern, und wie E-Rechnungen den Abzug künftig beeinflussen, liest du unter E-Rechnung Pflicht.
Umfassende Erläuterungen bietet der Umsatzsteuer-Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums.
Sonderfälle aus der Praxis
Bewirtungskosten
Geschäftsessen sind einkommensteuerlich nur zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar. Die Vorsteuer darfst du dagegen in voller Höhe ziehen, sofern eine ordnungsgemäße Bewirtungsrechnung mit Anlass und Teilnehmenden vorliegt.
Reisekosten
Aus Hotelrechnungen, Bahntickets und Taxiquittungen kannst du die Vorsteuer ziehen. Achtung bei Hotelrechnungen: Übernachtung und Frühstück unterliegen unterschiedlichen Steuersätzen und müssen getrennt ausgewiesen sein. Aus Verpflegungspauschalen ist kein Vorsteuerabzug möglich.
Kleinbetragsrechnungen
Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto reicht die Angabe des Steuersatzes. Die Vorsteuer rechnest du selbst aus dem Bruttobetrag heraus: bei 19 Prozent Bruttobetrag geteilt durch 1,19 mal 0,19.
Anzahlungen
Leistest du eine Anzahlung, darfst du die Vorsteuer bereits ziehen, sobald du gezahlt hast und eine Anzahlungsrechnung vorliegt.
Vorsteuerberichtigung
Ändern sich die Verhältnisse, die für den ursprünglichen Abzug maßgeblich waren, muss die Vorsteuer unter Umständen berichtigt werden. Das betrifft vor allem teure Wirtschaftsgüter und Immobilien. Nutzt du ein Gebäude zunächst für umsatzsteuerpflichtige Umsätze und vermietest es später steuerfrei an Privatpersonen, musst du einen Teil der Vorsteuer zurückzahlen. Bei Immobilien gilt ein Berichtigungszeitraum von zehn Jahren, bei anderen Wirtschaftsgütern von fünf Jahren.
Wann die Umsatzsteuer auf deine eigenen Umsätze fällig wird, erklärt der Ratgeber Soll oder Ist Versteuerung.
Fazit
Der Vorsteuerabzug ist einer der wichtigsten Vorteile der Regelbesteuerung. Er macht die Umsatzsteuer für Unternehmen kostenneutral, setzt aber ordnungsgemäße Rechnungen und eine saubere Buchhaltung voraus. Prüfe jede Eingangsrechnung auf Pflichtangaben, dann holst du dir jeden Euro zurück, der dir zusteht.
Häufige Fragen zum Vorsteuerabzug
Was ist der Unterschied zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer?
Umsatzsteuer stellst du deinen Kunden in Rechnung, Vorsteuer zahlst du an deine Lieferanten. Die Differenz führst du an das Finanzamt ab oder erhältst sie erstattet.
Haben Kleinunternehmer einen Vorsteuerabzug?
Nein. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, darf keine Vorsteuer abziehen.
Muss die Rechnung bezahlt sein, um die Vorsteuer abzuziehen?
Nein. Entscheidend sind die erbrachte Leistung und eine ordnungsgemäße Rechnung, nicht die Zahlung. Ausnahme sind Anzahlungen.
Kann ich Vorsteuer aus Ausgaben vor der Gründung abziehen?
Ja, wenn die ernsthafte Absicht zur Gründung nachweisbar ist und die Leistungen für das künftige Unternehmen bezogen wurden.
