Du schreibst im März eine Rechnung über 10.000 Euro, dein Kunde zahlt aber erst im Mai. Wann musst du die Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen? Die Antwort hängt davon ab, ob du Soll oder Ist Versteuerung nutzt. Der Unterschied kann für deine Liquidität entscheidend sein.
Dieser Ratgeber ist Teil unseres Leitfadens Steuern für Gründer, der alle Steuerarten, Fristen und Pflichten für Selbstständige bündelt.
In diesem Ratgeber erfährst du, wie beide Verfahren funktionieren, wer die Ist-Versteuerung nutzen darf und wie du sie beantragst.
Soll oder Ist Versteuerung: Der Grundunterschied
Soll-Versteuerung
Bei der Soll-Versteuerung, auch Versteuerung nach vereinbarten Entgelten, entsteht die Umsatzsteuer mit Ablauf des Monats oder Quartals, in dem du die Leistung erbracht hast. Ob der Kunde schon gezahlt hat, spielt keine Rolle. Du musst die Steuer also unter Umständen vorfinanzieren. Die Soll-Versteuerung ist der gesetzliche Regelfall.
Ist-Versteuerung
Bei der Ist-Versteuerung, auch Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten, entsteht die Umsatzsteuer erst, wenn das Geld auf deinem Konto eingeht. Du führst also nur Steuer ab, die du tatsächlich erhalten hast. Das schont deine Liquidität erheblich.
Beispiel
Leistung erbracht und Rechnung gestellt: März, 10.000 Euro plus 1.900 Euro Umsatzsteuer
Zahlung des Kunden: Mai
Soll-Versteuerung: Du meldest die 1.900 Euro in der Voranmeldung für März und zahlst sie im April, obwohl das Geld noch fehlt.
Ist-Versteuerung: Du meldest die 1.900 Euro erst in der Voranmeldung für Mai.
Zahlt der Kunde gar nicht, musst du bei der Soll-Versteuerung die Steuer später korrigieren lassen. Bis dahin ist dein Geld gebunden.
Bei der Ist-Versteuerung zählt der Zahlungseingang, nicht das Rechnungsdatum.
Wer darf die Ist-Versteuerung nutzen?
Die Ist-Versteuerung ist auf Antrag möglich, wenn eine der Voraussetzungen nach § 20 UStG erfüllt ist:
Dein Gesamtumsatz im Vorjahr lag bei höchstens 800.000 Euro.
Du bist von der Buchführungspflicht befreit.
Du erzielst Umsätze aus einer freiberuflichen Tätigkeit.
Für Gründer bedeutet das: Die meisten Einzelunternehmer, Freiberufler und kleinen Personengesellschaften können die Ist-Versteuerung nutzen. Auch eine kleine GmbH kann sie beantragen, wenn der Umsatz unter der Grenze bleibt. Mehr zu den Besonderheiten liest du im Ratgeber zu Freiberufler Steuern.
So beantragst du die Ist-Versteuerung
1.
Bei der Gründung: Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER gibt es ein eigenes Feld. Kreuze dort die Berechnung nach vereinnahmten Entgelten an.
2.
Später: Stelle einen formlosen Antrag beim Finanzamt.
3.
Genehmigung abwarten: Das Finanzamt bestätigt die Ist-Versteuerung schriftlich, häufig zusammen mit der Steuernummer.
Und was ist mit der Vorsteuer?
Hier liegt ein häufiges Missverständnis. Die Ist-Versteuerung betrifft nur die Umsatzsteuer auf deine Einnahmen. Die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen darfst du in der Regel weiterhin abziehen, sobald die Leistung erbracht ist und dir eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, auch wenn du sie noch nicht bezahlt hast. Diese Kombination ist für Gründer besonders vorteilhaft.
Vor- und Nachteile im Überblick
Ist-Versteuerung, Vorteile: bessere Liquidität, kein Vorfinanzieren der Steuer, kein Risiko bei Zahlungsausfällen
Ist-Versteuerung, Nachteile: Zahlungseingänge müssen genau den Voranmeldungszeiträumen zugeordnet werden
Soll-Versteuerung, Vorteile: einfache Zuordnung nach Rechnungsdatum, passt zur doppelten Buchführung
Soll-Versteuerung, Nachteile: Steuer muss vor Zahlungseingang abgeführt werden
Soll oder Ist Versteuerung in der Praxis
Im Alltag zeigt sich der Unterschied vor allem bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Als Gründer gibst du sie in den ersten beiden Jahren in der Regel monatlich ab, jeweils bis zum 10. des Folgemonats. Bei der Ist-Versteuerung trägst du nur die Umsätze ein, deren Zahlung im jeweiligen Monat eingegangen ist. Bei der Soll-Versteuerung zählen alle Leistungen, die im Monat erbracht wurden.
Gute Buchhaltungsprogramme nehmen dir diese Zuordnung ab. Du stellst im Programm einmal ein, welches Verfahren das Finanzamt genehmigt hat, und die Software ordnet Umsätze automatisch dem richtigen Zeitraum zu.
Achtung bei Anzahlungen
Erhältst du eine Anzahlung, bevor du die Leistung erbringst, entsteht die Umsatzsteuer auf diesen Betrag in beiden Verfahren bereits mit dem Zahlungseingang. Das nennt man Mindest-Ist-Versteuerung. Stelle deshalb auch für Anzahlungen eine ordnungsgemäße Rechnung aus.
Was passiert beim Wachstum?
Überschreitet dein Umsatz die Grenze von 800.000 Euro, kann das Finanzamt die Genehmigung für die Zukunft widerrufen. Du wechselst dann zur Soll-Versteuerung. Plane diesen Schritt rechtzeitig mit deinem Steuerberater, damit beim Übergang keine Umsätze doppelt erfasst werden oder verloren gehen.
Bilanzierende Unternehmen
Auch eine GmbH, die eine Bilanz erstellt, darf die Ist-Versteuerung nutzen, wenn der Umsatz unter der Grenze liegt. Die Umsatzsteuer wird dann zwar nach Zahlungseingang abgeführt, in der Bilanz aber trotzdem bei Rechnungsstellung erfasst. Das erfordert eine saubere Abgrenzung in der Buchhaltung.
Entscheidungshilfe: Welches Verfahren passt zu dir?
Die Ist-Versteuerung lohnt sich besonders, wenn deine Kunden mit längeren Zahlungszielen zahlen, du große Einzelaufträge abrechnest oder dein Kapitalpolster klein ist. Die Soll-Versteuerung kann sinnvoll sein, wenn du fast ausschließlich Vorkasse erhältst, ohnehin bilanzierst oder die Umsatzgrenze bald überschreitest. Im Zweifel gilt für Gründer: Ist-Versteuerung beantragen und die Entscheidung mit wachsendem Umsatz neu prüfen.
Fazit
Bei der Frage Soll oder Ist Versteuerung ist die Ist-Versteuerung für die meisten Gründer die bessere Wahl. Du zahlst die Umsatzsteuer erst, wenn dein Kunde gezahlt hat, und schützt so deinen Cashflow. Beantrage sie am besten gleich im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Als Kleinunternehmer betrifft dich das Thema erst, wenn du die Umsatzgrenzen überschreitest.
Häufige Fragen zur Soll- und Ist-Versteuerung
Was ist der Unterschied zwischen Soll- und Ist-Versteuerung?
Bei der Soll-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer mit der Leistung, bei der Ist-Versteuerung erst mit dem Zahlungseingang.
Bis zu welchem Umsatz ist die Ist-Versteuerung möglich?
Bis zu einem Gesamtumsatz von 800.000 Euro im Vorjahr. Freiberufler und nicht buchführungspflichtige Unternehmen können sie unabhängig davon beantragen.
Kann ich später wechseln?
Ja, ein Wechsel ist auf Antrag möglich. Beim Wechsel musst du darauf achten, dass Umsätze weder doppelt noch gar nicht versteuert werden.
Gilt die Ist-Versteuerung auch für Anzahlungen?
Bei Anzahlungen entsteht die Umsatzsteuer in beiden Verfahren mit dem Zahlungseingang. Das ist die sogenannte Mindest-Ist-Versteuerung.
