Rechnungen ohne Umsatzsteuer, keine monatlichen Voranmeldungen, weniger Bürokratie: Die Kleinunternehmerregelung macht vielen Gründerinnen und Gründern den Start leichter. Seit 2025 gelten deutlich höhere Umsatzgrenzen, und auch die Regeln für das Überschreiten haben sich geändert.
Dieser Ratgeber ist Teil unseres Leitfadens Steuern für Gründer, der alle Steuerarten, Fristen und Pflichten für Selbstständige bündelt.
Doch die Regelung ist nicht für jeden ein Vorteil. Wer viel investiert oder vor allem an Unternehmen verkauft, fährt mit der Regelbesteuerung oft besser. In diesem Ratgeber erfährst du, welche Grenzen 2026 gelten, wie du die Regelung nutzt und welche Fehler du vermeiden solltest.
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung ist in § 19 Umsatzsteuergesetz geregelt. Wer sie nutzt, stellt seinen Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung und führt auch keine an das Finanzamt ab. Im Gegenzug darfst du dir die Vorsteuer aus deinen Eingangsrechnungen nicht erstatten lassen.
Die Regelung gilt unabhängig von der Rechtsform. Einzelunternehmer, Freiberufler, eine GbR und sogar eine UG können Kleinunternehmer sein. Entscheidend ist allein der Umsatz.
Die Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung 2026
Seit dem 1. Januar 2025 gilt ein neues System mit zwei Grenzen. Du kannst die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn dein Gesamtumsatz netto
im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betragen hat und
im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt.
Früher galten 22.000 Euro für das Vorjahr und eine Prognose von 50.000 Euro für das laufende Jahr, jeweils brutto. Die neuen Werte sind Nettogrenzen und damit deutlich großzügiger.
Was passiert beim Überschreiten?
Neu ist die sogenannte harte Grenze. Überschreitest du im laufenden Jahr 100.000 Euro, endet die Kleinunternehmerregelung sofort. Bereits der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, unterliegt der Regelbesteuerung. Umsätze davor bleiben steuerfrei.
Liegt dein Umsatz im laufenden Jahr zwischen 25.000 und 100.000 Euro, bleibst du in diesem Jahr Kleinunternehmer. Ab dem 1. Januar des Folgejahres gilt dann aber die Regelbesteuerung.
Besonderheit im Gründungsjahr
Im Jahr der Gründung gibt es keinen Vorjahresumsatz. Hier gilt die Grenze von 25.000 Euro als harte Grenze für das laufende Jahr. Der Umsatz, mit dem du sie überschreitest, ist bereits umsatzsteuerpflichtig. Plane deshalb gerade im ersten Jahr sorgfältig, wie die IHK München betont.
So nutzt du die Kleinunternehmerregelung
1.
Gewerbe anmelden oder Tätigkeit anzeigen: Wie das geht, erklärt unser Ratgeber Gewerbe anmelden.
2.
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen: Über ELSTER gibst du deinen erwarteten Umsatz an und wählst die Kleinunternehmerregelung.
3.
Steuernummer abwarten: Das Finanzamt bestätigt deine Einordnung.
4.
Rechnungen anpassen: Weise keine Umsatzsteuer aus und ergänze den Pflichthinweis.
5.
Umsatz beobachten: Prüfe monatlich, wie nah du an den Grenzen bist.
Als Kleinunternehmer stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer und sparst dir die Voranmeldungen.
Rechnung als Kleinunternehmer
Deine Rechnungen enthalten alle üblichen Pflichtangaben, aber keinen Steuerbetrag. Stattdessen brauchst du einen Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Weist du trotzdem Umsatzsteuer aus, schuldest du sie dem Finanzamt, obwohl du Kleinunternehmer bist. Dieser Fehler passiert häufiger, als man denkt, etwa durch falsch eingestellte Rechnungsprogramme.
Vorteile und Nachteile
Vorteile
Weniger Bürokratie: keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen
Preisvorteil bei Privatkunden: Deine Preise sind effektiv bis zu 19 Prozent günstiger.
Einfachere Buchhaltung: Du musst Umsatzsteuer nicht getrennt erfassen.
Nachteile
Kein Vorsteuerabzug: Bei hohen Investitionen verschenkst du Geld.
Signalwirkung: Manche Geschäftskunden halten Kleinunternehmer für unprofessionell.
Bindung: Verzichtest du auf die Regelung, bist du fünf Jahre an die Regelbesteuerung gebunden.
Wann lohnt sich der Verzicht?
Der freiwillige Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung kann sinnvoll sein, wenn du überwiegend an Unternehmen verkaufst. Für sie ist die Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten, den sie als Vorsteuer zurückholen. Auch bei hohen Anfangsinvestitionen lohnt die Regelbesteuerung, weil du dir die Vorsteuer erstatten lässt.
Ein Beispiel: Du kaufst zum Start Technik und Software für 12.000 Euro netto. Als Regelbesteuerer bekommst du 2.280 Euro Vorsteuer zurück. Als Kleinunternehmer trägst du diesen Betrag selbst.
5 typische Fehler
1.
Umsatzsteuer trotzdem ausweisen: Du schuldest den Betrag dann dem Finanzamt.
2.
Grenze im Gründungsjahr unterschätzen: Die 25.000 Euro gelten hier als harte Grenze.
3.
Leistungen aus dem Ausland vergessen: Beim Einkauf digitaler Dienste aus dem EU-Ausland kann trotzdem Umsatzsteuer fällig werden.
4.
Keine Umsatzüberwachung: Ein großer Auftrag kann dich unbemerkt über die Grenze heben.
5.
Vorschnell verzichten: Der Verzicht bindet dich für fünf Jahre.
Rechenbeispiel: Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung?
Ob sich die Kleinunternehmerregelung lohnt, zeigt ein Vergleich. Eine Fotografin arbeitet vor allem für Privatkunden und berechnet für ein Shooting 300 Euro.
Als Kleinunternehmerin zahlt der Kunde 300 Euro, und die Fotografin behält den vollen Betrag.
Mit Regelbesteuerung müsste sie 357 Euro verlangen, um ebenfalls 300 Euro netto zu behalten. Bleibt sie bei 300 Euro brutto, bleiben ihr nur rund 252 Euro.
Für Privatkunden ist die Kleinunternehmerregelung also ein echter Preisvorteil. Ganz anders sieht es aus, wenn die Fotografin vor allem für Agenturen arbeitet. Diese ziehen die Umsatzsteuer als Vorsteuer ab, für sie spielt der Bruttobetrag keine Rolle. Dann zählt vor allem, ob die Fotografin selbst Vorsteuer aus teurer Ausrüstung zurückholen kann.
Die EU-weite Kleinunternehmerregelung
Seit 2025 gibt es zusätzlich eine Regelung für grenzüberschreitende Umsätze nach § 19a UStG. Deutsche Kleinunternehmer können ihre Steuerbefreiung unter bestimmten Bedingungen auch in anderen EU-Staaten nutzen. Voraussetzung ist unter anderem, dass der Gesamtumsatz in der EU 100.000 Euro nicht übersteigt und du dich beim Bundeszentralamt für Steuern registrierst. Außerdem müssen die Grenzen des jeweiligen Ziellandes eingehalten werden. Für Onlinehändler und digitale Dienstleister kann das interessant sein.
Kleinunternehmerregelung und Gewerbesteuer
Die Kleinunternehmerregelung betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer. Einkommensteuer und Gewerbesteuer zahlst du trotzdem. Als Einzelunternehmer hast du bei der Gewerbesteuer einen Freibetrag von 24.500 Euro Gewerbeertrag. Liegt dein Gewinn darunter, fällt keine Gewerbesteuer an. Freiberufler zahlen ohnehin keine Gewerbesteuer.
Wechsel zur Regelbesteuerung vorbereiten
Wächst dein Unternehmen, kommt der Wechsel früher oder später. Bereite dich rechtzeitig vor, damit es keine böse Überraschung gibt:
Preise anpassen: Prüfe, ob du die Umsatzsteuer an Privatkunden weitergeben kannst.
Rechnungsvorlagen umstellen: Steuersatz und Steuerbetrag müssen ab dem Stichtag erscheinen.
Voranmeldungen einplanen: Im ersten Jahr meist monatlich über ELSTER.
Liquidität sichern: Die eingenommene Umsatzsteuer gehört dem Finanzamt, lege sie zurück.
Laufende Verträge prüfen: Kläre bei Abos, ob die Preise netto oder brutto vereinbart sind.
Eine durchdachte Preisstrategie hilft dir, den Umstieg ohne Kundenverluste zu meistern. Und wer seine Zahlen von Anfang an sauber führt, wie im Ratgeber Businessplan schreiben beschrieben, behält auch die Umsatzgrenzen im Blick.
Überschreitest du die Grenzen, kannst du mit der Ist-Versteuerung deine Liquidität schonen. Ein Muster mit dem richtigen Hinweis findest du in der Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer.
Fazit
Die Kleinunternehmerregelung ist für viele Gründer ein echter Vorteil, besonders bei Privatkunden und geringen Investitionen. Mit den neuen Grenzen von 25.000 und 100.000 Euro netto profitieren mehr Selbstständige als früher. Behalte deinen Umsatz im Blick und prüfe mit deiner Steuerberatung, ob sich der Verzicht für dich lohnt.
Häufige Fragen zur Kleinunternehmerregelung
Welche Umsatzgrenzen gelten 2026?
Der Nettoumsatz darf im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betragen haben und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigen.
Muss ich als Kleinunternehmer eine Steuererklärung abgeben?
Ja. Du reichst eine Einkommensteuererklärung mit Anlage EÜR ein. Eine jährliche Umsatzsteuererklärung ist seit 2024 grundsätzlich nicht mehr nötig.
Kann ich die Kleinunternehmerregelung später abwählen?
Ja, durch Erklärung gegenüber dem Finanzamt. Danach bist du jedoch fünf Jahre an die Regelbesteuerung gebunden.
Was passiert, wenn ich 100.000 Euro Umsatz überschreite?
Die Kleinunternehmerregelung endet sofort. Der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, und alle weiteren Umsätze sind umsatzsteuerpflichtig.
